Forma szkolenia:

• Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania,
• Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail,
• Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie.

 INFORMACJE O PROWADZĄCYM SZKOLENIE:

Absolwentka studiów magisterskich na UMCS w Lublinie, studiów podyplomowych na Uniwersytecie Warszawskim oraz kursów kancelaryjno-archiwalnych i szkoleń metodycznych, organizowanych przez Krajowe Centrum Edukacji Archiwalnej SAP i Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.

Praktyk, na co dzień współpracuje z archiwami państwowymi, dzięki czemu wiedza przekazywana podczas szkoleń jest zawsze aktualna i zgodna z najnowszymi przepisami. Tworzy i wdraża przepisy kancelaryjne, a także prowadzi szkolenia, warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej.

Pracuje na zlecenie jednostek administracji rządowej i samorządowej, porządkując dokumentację ministerstw, urzędów centralnych, samorządowych jednostek administracyjnych i innych podmiotów publicznych oraz firm prywatnych. Wspiera wiele jednostek w prowadzeniu ich archiwów zakładowych i składnic akt.

Współpracowała m.in. z: Polską Akademią Nauk, Ośrodkiem Studiów Wschodnich im. Marka Karpia, Fundacją BGK, Krajową Radą Radiofonii i Telewizji, Krajowym Instytutem Polityki Przestrzennej i Mieszkalnictwa, Naczelną i Okręgową Radą Adwokacką w Warszawie, instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz, Centralnym Ośrodkiem Badań Jakości w Diagnostyce Mikrobiologicznej, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Sportu, Ministerstwem Edukacji Narodowej, Generalną i Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, WFOŚiGW, Lasami Państwowymi, Polską Grupą Energetyczną, Polskimi Sieciami Elektroenergetycznymi, Polskim LNG, Przemysłowym Instytutem Automatyki i Pomiarów, Głównym Urzędem Miar, sądami, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, urzędami miast i gmin, starostwami powiatowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, ośrodkami naukowo badawczymi.

Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Program szkolenia:

DZIEŃ I 13.06.2022 r.

I. Ważniejsze akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją:

1. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
2. Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej;
3. Przepisy branżowe (resortowe);
4. Obowiązki państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych tworzących i nietworzących materiały archiwalne.

II. Kwalifikacja archiwalna współczesnej dokumentacji

1. Kryteria oceny wartości dokumentacji;
2. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne;
3. Materiały archiwalne typowe;
4. Materiały archiwalne specyficzne;
5. Dokumentacja niearchiwalna;
6. Dokumentacja kategorii BE;
7. Okresy przechowywania ważniejszych rodzajów dokumentacji;
8. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej od 2019 r.
9. Wytyczne CKAOD w zakresie wartościowania dokumentacji.

PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI INNEJ NIŻ AKTOWA (techniczna, kartograficzna, fotograficzna)

III. ORGANIZACJA PRACY KANCELARYJNEJ

1. Typowy obieg dokumentacji;
2. Elektroniczny system obiegu dokumentacji;
3. Systemy kancelaryjne;
4. Instrukcja kancelaryjna – zakres przedmiotowy, znakowanie spraw, komórki merytoryczne i wspomagające – obowiązki;
5. Rzeczowy wykaz akt – budowa, rozbudowa, uzupełnianie, monitorowanie;
6. Procedura ustalania przepisów w porozumieniu z archiwum państwowym – praktyczne wskazówki;
7. Wspólne przepisy kancelaryjno-archiwalne.

IV. ORGANIZACJA I ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO I SKŁADNICY AKT

1. Miejsce w strukturze organizacyjnej;
2. Cele i zadania;
3. Personel archiwum zakładowego i składnicy akt;
4. Lokal i wyposażenie a.z. i s.a.;
5. Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych – prawa i obowiązki archiwisty;
6. Gromadzenie i układ akt w a.z. i s.a.;
7. Udostępnianie akt – najważniejsze zasady;
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
9. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
10. Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego (roczny harmonogram prac).

Obowiązki i nowe uprawnienia organu kontrolującego.

DZIEŃ II 14.06.2022 r.

V. KONTROLE ARCHIWALNE

1. Procedura kontroli;
2. Protokół kontroli;
3. Wystąpienia pokontrolne;
4. Prawa i obowiązki jednostki kontrolowanej;

VI. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

1. Podstawy prawne brakowania dokumentacji;
2. Procedura brakowania;
3. Ekspertyza archiwalna;
4. Brak zgody na brakowanie;
5. Wyłączenie dokumentacji z procedury brakowania;
6. Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji – co wtedy?
7. Brakowanie dokumentacji w podmiotach prywatnych;
8. Zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji – jak dokonać zmiany w środkach ewidencyjnych?

VII. PRZEJMOWANIE/PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

1. Zawiadomienie o rozpoczęciu prac porządkowych (opracowanie wzoru zgodnego z aktualnymi wymogami);
2. Procedura przekazania;
3. Standardy porządkowania materiałów archiwalnych (w tym technicznych, ulotnych, etc);
4. Standardy ewidencjonowania materiałów archiwalnych;
5. Standardy technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych;
6. Przygotowanie rysu historycznego twórcy;
7. Materiały archiwalne na nośnikach elektronicznych – wymagania technicznych formatów i informatycznych nośników danych.

VIII. PROFILAKTYKA I KONSERWACJA (zabezpieczająca, ratunkowa, restauracyjna).

IX. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM/SKŁADNICY AKT, udostępnianie dokumentacji – ograniczenia.

DZIEŃ III 15.06.2022 r.

IX. DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA W ZAKRESIE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI OSOBOWEJ I PŁACOWEJ PRACODAWCÓW O CZASOWYM OKRESIE PRZECHOWYWANIA.

X. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJA W PRZYPADKU TRWAŁEGO ZAPRZESTANIA

DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ.

1. Postępowanie z materiałami archiwalnymi;
2. Postępowanie z dokumentacja niearchiwalną;
3. Pozostawienie materiałów archiwalnych u następcy prawnego – tryb i warunki.

XI. ELEKTRONICZNE ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ W ARCHIWUM

XII. WARSZTATY

1. Studium przypadku
2. Rozwiązywanie zadań z zakresu postępowania z dokumentacją, jej znakowania, przekazywania do archiwum państwowego, brakowania, etc.

XIII. EGZAMIN, podsumowanie, omówienie wyników