Forma szkolenia:
- Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
- Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail
- Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze

Informacje o prowadzącym szkolenie:

Absolwentka Archiwistyki na UMCS w Lublinie, ukończyła kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia oraz szkolenia metodyczne i trenerskie.
Z archiwistyką związana od 2008 r. Od 2013 r. tworzy, aktualizuje i wdraża przepisy kancelaryjne
i archiwalne, a także prowadzi warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej.
Pracuje na zlecenie jednostek administracji rządowej i samorządowej, porządkuje zasób archiwalny urzędów centralnych, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych i firm prywatnych. Udziela konsultacji merytorycznych z zakresu organizacji i prowadzenia archiwów zakładowych
i składnic akt, przygotowuje opinie z zakresu zarządzania dokumentacją, prowadzi audyty zarządzania dokumentacją. Wspiera podmioty w opracowaniu zasobu, przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwów państwowych czy realizacji zaleceń pokontrolnych.
Współpracowała lub współpracuje m.in. z Centralną Komisją Egzaminacyjną, Krajową Radą Radców Prawnych, Krajową Radą Radiofonii i Telewizji, Krajowym Instytutem Polityki Przestrzennej
i Mieszkalnictwa, Polskim Instytutem Spraw Międzynarodowych, Naczelną i Okręgową Radą Adwokacką w Warszawie, instytutami PAN, Ośrodkiem Studiów Wschodnich, Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Sportu, Ministerstwem Edukacji Narodowej, Generalną i Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, WFOŚiGW, Lasami Państwowymi, Polską Grupą Energetyczną, Polskimi Sieciami Elektroenergetycznymi, Polskim LNG, Przemysłowym Instytutem Automatyki i Pomiarów, Głównym Urzędem Miar, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz, a lista ta jest o wiele dłuższa.
Aktywnie współtworzyła normatywy kancelaryjne i archiwalne dla samorządów adwokackiego
i radcowskiego.
Na co dzień zarządza zasobem archiwum zakładowego PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Cel:

Jak wiadomo porządkowanie dokumentów znajduje się wysoko na liście priorytetów każdego pracownika a lektura Instrukcji kancelaryjnej to prawdziwy czasoumilacz
Zarówno o instrukcji kancelaryjnej, jak i wykazie akt powiedziano i napisano już wiele. Coraz więcej podmiotów może się też pochwalić ich wdrożeniem i deklaruje stosowanie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Z czego zatem wynikają błędy w stosowaniu i nieporozumienia interpretacyjne?
W trakcie szkolenia przybliżymy podstawowe zagadnienia regulowane przez normatywy kancelaryjne i archiwalne oraz przekażemy praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia, aktualizacji i stosowania JRWA. Dzięki szkoleniu dowiesz się, jakie kwestie musisz uwzględnić w instrukcji i wykazie, aby faktycznie odpowiadały potrzebom Twojej jednostki i dlaczego kopiowanie gotowych, dostępnych w sieci rozwiązań nie zawsze jest najlepszym pomysłem.

Program szkolenia

Instrukcja kancelaryjna
1. Przegląd aktów prawnych – ustawa archiwalna, przepisy wykonawcze, resortowe/branżowe akty prawne;
2. Planowane zmiany w prawie archiwalnym – nowe obowiązki – od kiedy i dla kogo? (pro-jekt).
3. Prawa i obowiązki organów państwowych, PJO, JST i SJO – a co z pozostałymi?
4. Sankcje prawno-karne;
5. System kancelaryjny a podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania.
6. EZD – czy na pewno jesteś na to gotowy? Jak sprawdzić możliwości i ograniczenia organiza-cyjne i techniczne, jak uregulować te kwestie?
7. Czynności kancelaryjne:
1) Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek – jakich przesyłek punkt kancelaryny nie otwiera i jak to uregulować?
2) Przeglądanie i przydzielanie przesyłek – dekretacja jednostopniowa, wielostopniowa i czy w ogóle jest potrzebna?
3) Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
a) czym jest sprawa, a czym są akta sprawy i dokumentacja ich nietworząca?
b) znak sprawy, znak akt, znak podteczki - jak zachować zdrowy rozsądek i się nie pogubić?
c) Formy prowadzenia teczek aktowych - teczka zbiorcza, teczka wieloletnia, teczka dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, teczka dla alt jednej sprawy – co wybrać?
d) Kiedy znak sprawy może ulec zmianie i jak to odnotować?
e) Interoperacyjność znaku sprawy, czyli jak uniknąć nadgorliwości?
f) Prawidłowe i błędne opisy spraw, dokumentów, załączników – dlaczego „pismo1”, „pismo2” to nie najlepszy wybór?
4) Załatwianie spraw;
5) Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism;
8. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych – jak długo i na jakich warunkach?
9. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego – jak uporzadkować dokumentację w zależności od kategorii archiwalnej i okresu przechowywania – przykładowe rekomendacje różnych archiwów państwowych.
10. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji jednostki/komórki

JRWA:
1. Kto musi a kto może wprowadzić?
2. Podstawy bezdziennikowego systemu kancelaryjnego opartego na JRWA;
3. Co to znaczy, że wykaz jest jednolity i rzeczowy?
4. Czym jest dokumentacja typowa i specyficzna?
5. Czym jest klasa końcowa z JRWA?
6. Klasyfikacja a klasyfikacja, czym się różnią i kiedy się ich dokonuje?
7. Poprawiać po pracowniku merytorycznym czy nie?
8. Jak zbudować i rozbudować rzeczowy wykaz akt?
9. Jak stosować JRWA aby był faktycznym wsparciem a nie martwym przepisem?
10. Jak liczyć okresy przechowywania i co to jest kategoria archiwalna o wartości wyższej?
11. Czy wykaz akt to wyrocznia czy wskazówka?
12. Przepisy przejściowe w akcie prawnym wprowadzającym wykaz akt do stosowania – na co zwrócić uwagę i czego unikać?
13. Jak się przygotować do wprowadzenia wykazu akt aby dać pracownikom narzędzie do jego stosowania?