Forma szkolenia:

• Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania,
• Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail,
• Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie.

INFORMACJE O PROWADZĄCYM SZKOLENIE:

Absolwentka studiów magisterskich na UMCS w Lublinie, studiów podyplomowych na Uniwersytecie Warszawskim oraz kursów kancelaryjno-archiwalnych i szkoleń metodycznych, organizowanych przez Krajowe Centrum Edukacji Archiwalnej SAP i Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.

Praktyk, na co dzień współpracuje z archiwami państwowymi, dzięki czemu wiedza przekazywana podczas szkoleń jest zawsze aktualna i zgodna z najnowszymi przepisami. Tworzy i wdraża przepisy kancelaryjne, a także prowadzi szkolenia, warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej.

Pracuje na zlecenie jednostek administracji rządowej i samorządowej, porządkując dokumentację ministerstw, urzędów centralnych, samorządowych jednostek administracyjnych i innych podmiotów publicznych oraz firm prywatnych. Wspiera wiele jednostek w prowadzeniu ich archiwów zakładowych i składnic akt.

Współpracowała m.in. z: Polską Akademią Nauk, Ośrodkiem Studiów Wschodnich im. Marka Karpia, Fundacją BGK, Krajową Radą Radiofonii i Telewizji, Krajowym Instytutem Polityki Przestrzennej i Mieszkalnictwa, Naczelną i Okręgową Radą Adwokacką w Warszawie, instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz, Centralnym Ośrodkiem Badań Jakości w Diagnostyce Mikrobiologicznej, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Sportu, Ministerstwem Edukacji Narodowej, Generalną i Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, WFOŚiGW, Lasami Państwowymi, Polską Grupą Energetyczną, Polskimi Sieciami Elektroenergetycznymi, Polskim LNG, Przemysłowym Instytutem Automatyki i Pomiarów, Głównym Urzędem Miar, sądami, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, urzędami miast i gmin, starostwami powiatowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, ośrodkami naukowo badawczymi.

Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Program szkolenia:

I)        Wprowadzenie

1)      Bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na rzeczowym wykazie akt – cechy i zasady rejestracji.

2)      Czym jest rzeczowy wykaz akt?

3)      Podstawy prawne wprowadzenia wykazu akt i podmioty zobligowane. Co z podmiotami niepublicznymi?

4)      Określenie sposobu klasyfikowania i kwalifikwania dokumentacji w formie wykazu akt – co to dokładnie oznacza?

5)      Tryb wprowadzania.

6)      Nowe uprawnienia wójtów, burmistrzów, prezydentów miast. Wspólne normatywy dla podmiotów o zbliżonym profilu działalności – co z dotychczasowymi?

II)      Tworzenie i budowa wykazu akt

1)      Konstrukcja rzeczowego wykazu akt. Czym jest klasyfikacja dziesiętna i jakie ma ograniczenia.

2)      Podział klas w wykazie akt, klasa końcowa. Numerowanie poszczególnych klas.

3)      Klasy I, II, III, IV rzędu. Konstrukcja symbolu i jego miejsce w znaku teczki i sprawy.

4)      „Podteczki” a zmiany w wykazie.

5)      Niezależność wykazu od struktury organizacyjnej i podziału kompetencji w podmiocie – co to oznacza w praktyce?

6)      Dokumentacja typowa i specyficzna.

7)      Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu.

8)      Jak formułować tytuły poszczególnych klas i dlaczego „różne”, „inne”, pozostałe” to zły pomysł?

9)      Jak ustalić okresy przechowywania? Oznaczenia kategorii archiwalnych.

10)   Co wpisać w uwagach i dlaczego to takie ważne?

III)    Stosowanie wykazu akt

1)      Wykaz akt jako podstawa rejestracji. Dokumentacja nietworząca akt sprawy a jej klasyfikacja.

2)      Którą klasę wybrać?

3)      Od kiedy liczyć okres przechowywania?

4)      Brakowanie dokumentacji i jego podstawa prawna. Jak interpretować sformułowania: ”kategoria archiwalna o wartości wyższej” lub „o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej”. Czy wykaz akt to wyrocznia?

5)      Jak prowadzić teczki zbiorcze w oparciu o wykaz akt?

6)      Przykładowa klasyfikacja akt różnych podmiotów.

IV)    Aktualizacja wykazu akt

1)      Jak i w jakim trybie wprowadzić zmiany?

2)      Gdzie umieścić nowe hasła by nie zaburzyć dotychczasowej budowy?

3)      A może „podteczki”?

4)      Wykaz akt jest „archaiczny”? Przykładowe zmiany z lat 2018-2022.

5)      Rozszerzanie wykazów stanowiących załącznik do Rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 – klasyfikacja nowych zagadnień i tryb uzgadniania.

V)      Ćwiczenia z zakresu tworzenia i stosowania wykazu akt.