- zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
- uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
- platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.

PROWADZĄCY:
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

PROGRAM:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
4) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.

II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nietworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną.
b) przesyłki na nośniku papierowym.
c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych.
d) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP

III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1) Pojęcia i ważne terminy.
2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
3) Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD.
4) Interoperacyjność znaku sprawy.
5) Akta sprawy w EZD.
6) Metryka sprawy w EZD.

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych.
a) otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki.
b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
c) odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki.
d) wprowadzanie meta danych.
e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
f) prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
g) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
h) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
i) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
a) dekretacja pisma – wyjątki.
b) dekretacja zastępcza.
c) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa).
d) podpisanie pisma podpisem elektronicznym.
e) podpisanie pisma podpisem odręcznym.
3) Zadania prowadzących sprawy.
f) zakładanie spraw.
g) uzupełnianie metadanych.
h) prowadzenie kompletnych akt sprawy.
i) prowadzenie metryk spraw.
j) sporządzanie projektów pism.
k) dokonywanie akceptacji.

V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
1) Udostępnianie pism
2) Przekazywanie pism

VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD.
1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt).
3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt).
4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt).
7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt).
8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

VIII. Dyskusja
Szkolenie skierowane głównie do pracowników komórek merytorycznych zajmujących się prowadzeniem bieżącej dokumentacji, pracowników punktów kancelaryjnych oraz archiwistów.