Online: Zarządzanie dokumentacja w Instytucjach Kultury
25 stycznia 2021 09:00-13:00
220 zł netto
- zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
- uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
- platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.
PROWADZĄCY:
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również
w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
CELE SZKOLENIA:
Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z aktami i dokumentami w instytucji kultury według aktualnych przepisów prawnych.
Szkolenie ma na celu doskonalenie umiejętności związanych z wykonywaniem prac kancelaryjnych, właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania obiegu dokumentów wewnątrz firm i urzędów, a także archiwizacją dokumentacji, profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji oraz zaznajomienie ze znowelizowanym prawem archiwalnym.
ADRESACI:
Pracownicy jst oraz instytucji kultury odpowiedzialni za zarządzanie dokumentacją w podmiocie.
PROGRAM:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie, m. in.
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
4) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument papierowy a dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nietworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
b) przesyłki na nośniku papierowym
c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
d) przesyłki przekazane w systemach teleinformatycznych
III. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją jako wsparcie systemu tradycyjnego
IV. Obieg dokumentacji w podmiocie
1) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2) System kancelaryjny
3) Znak sprawy
4) Akta spraw (tradycyjne i elektroniczne)
5) Określenie komórki wiodącej i współpracującej
6) Teczka rzeczowa i podteczka
a) zakładanie i prowadzenia teczek akt spraw
b) prowadzenie ewidencji akt spraw (spis spraw, metryka sprawy)
c) wyodrębnienie dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz teczek podmiotów
d) prowadzenie sprawy (rejestracja, dołączanie i sporządzanie pism, akceptacja, wysyłka)
7) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
8) Tworzenie i modyfikowanie wykazów akt w instytucjach kultury
9) Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów
a) klasa a kategoria archiwalna
b) rodzaje kategorii archiwalnych
c) kategoria archiwalna a okres przechowywania akt
V. Archiwizacja dokumentów
1) Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2) Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
a) porządkowanie dokumentacji
b) formowanie jednostek archiwalnych
c) sporządzanie ewidencji
3) Standard porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
4) Nadzór archiwalny nad instytucjami kultury
5) Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
6) Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
7) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
8) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
9) Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
10) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
11) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
12) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
13) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
14) Sprawozdawczość archiwum zakładowego
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych
VII. Dyskusja
Miejsce szkolenia
Internetwww.owal.edu.pl, Szkolenie online