Informacje o prowadzącym szkolenie:
Absolwentka Archiwistyki na UMCS w Lublinie, ukończyła kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia oraz szkolenia metodyczne i trenerskie.
Z archiwistyką związana od 2008 r. Od 2013 r. tworzy, aktualizuje i wdraża przepisy kancelaryjne i archiwalne, a także prowadzi warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej.
Pracuje na zlecenie jednostek administracji rządowej i samorządowej, porządkuje zasób archiwalny urzędów centralnych, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych i firm prywatnych. Udziela konsultacji merytorycznych z zakresu organizacji i prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt, przygotowuje opinie z zakresu zarządzania dokumentacją, prowadzi audyty zarządzania dokumentacją. Wspiera podmioty w opracowaniu zasobu, przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwów państwowych czy realizacji zaleceń pokontrolnych.
Współpracowała lub współpracuje m.in. z Centralną Komisją Egzaminacyjną, Krajową Radą Radców Prawnych, Krajową Radą Radiofonii i Telewizji, Krajowym Instytutem Polityki Przestrzennej i Mieszkalnictwa, Polskim Instytutem Spraw Międzynarodowych, Naczelną i Okręgową Radą Adwokacką w Warszawie, instytutami PAN, Ośrodkiem Studiów Wschodnich, Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Sportu, Ministerstwem Edukacji Narodowej, Generalną i Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, WFOŚiGW, Lasami Państwowymi, Polską Grupą Energetyczną, Polskimi Sieciami Elektroenergetycznymi, Polskim LNG, Przemysłowym Instytutem Automatyki i Pomiarów, Głównym Urzędem Miar, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz, a lista ta jest o wiele dłuższa.
Aktywnie współtworzyła normatywy kancelaryjne i archiwalne dla samorządów adwokackiego i radcowskiego.
Na co dzień zarządza zasobem archiwum zakładowego PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Program szkolenia:

I. Instrukcja kancelaryjna – zakres przedmiotowy
a) Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
b) Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
c) Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
d) Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
e) Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
f) Formy załatwiania spraw
g) Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
h) Zasady podpisywania pism
i) Ustalenia dotyczące wysyłania pism
j) Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
k) Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
l) Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
m) Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.

II. Archiwizowanie dokumentacji aktowej – etapy prac archiwizacyjnych:
a) Studia wstępne;
b) Rozpoznanie przynależności zespołowej;
c) Segregacja i systematyzacja;
d) weryfikacja kategorii archiwalnych,
e) brakowanie przeterminowanej dokumentacji archiwalnej,
f) archiwizowanie materiałów archiwalnych,
g) archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej,
h) uzupełnienie opisów dokumentacji pozostającej w archiwum zakładowym,
i) wydzielenie materiałów archiwalnych,
j) nadawanie układu dokumentacji w zespole,
k) inwentaryzacja,
l) znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej),
m) opracowanie krótkiego rysu historycznego jednostki organizacyjnej.

III. Ćwiczenia:
a) Wypełnianie spisu spraw;
b) Opisywanie teczek aktowych;
c) Uzupełnianie opisów
d) Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych (w tym dokumentacji technicznej, informatycznych nośników danych);
e) Prowadzenie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
f) Wypełnianie karty udostępnienia akt/rejestru udostępnień;
g) Sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;
h) Przygotowanie protokołu zaginięcia/uszkodzenia/zniszczenia akt;
i) Przygotowanie protokołu wycofania dokumentacji ze stanu archiwum;
j) Sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej;
k) Sporządzanie spisu materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego;
l) Sprawozdanie z działalności archiwum

Informacje organizacyjne:

- Zajęcia prowadzone online, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
- Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju,
- Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie.