- zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
- uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
- platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.

PROWADZĄCY:
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

CELE I ADRESACI SZKOLENIA:
Szkolenie ma na celu naświetlić zagadnienia związane z ochroną danych osobowych w procesie archiwizacji dokumentów i ich przechowywania w archiwum zakładowym/składnicy akt. Szkolenie skierowane jest do pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie archiwów zakładowych/składnic akt

PROGRAM:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Przepisy archiwalne
a) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
b) rozporządzenia wykonawcze do ustawy
2) Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
a) krajowe (UODO)
b) unijne (RODO)
II. Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji
1) Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
2) Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
3) osobowych
4) Ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt

III. Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych
1) Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień
2) Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
3) Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
4) Ograniczenie prawa do sprostowania
5) Ograniczenie prawa dostępu do danych
6) Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne
7) Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych
IV. Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych
1) Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2) Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
3) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
4) Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
5) Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt
6) Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
7) Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
8) Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą
9) Prowadzenie rejestru zawartych umów
10) Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
11) Prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
12) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
13) Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
14) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO
15) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.