Szczegóły organizacyjne:

• Zajęcia prowadzone przez internet, za pomocą specjalnej platformy umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
• Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail
• Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie 

INFORMACJE O PROWADZĄCYM SZKOLENIE: 

Absolwentka studiów magisterskich na UMCS w Lublinie, studiów podyplomowych na Uniwersytecie Warszawskim oraz kursów kancelaryjno-archiwalnych i szkoleń metodycznych, organizowanych przez Krajowe Centrum Edukacji Archiwalnej SAP i Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.

Praktyk, na co dzień współpracuje z archiwami państwowymi, dzięki czemu wiedza przekazywana podczas szkoleń jest zawsze aktualna i zgodna z najnowszymi przepisami. Tworzy i wdraża przepisy kancelaryjne, a także prowadzi szkolenia, warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej.

Pracuje na zlecenie jednostek administracji rządowej i samorządowej, porządkując dokumentację ministerstw, urzędów centralnych, samorządowych jednostek administracyjnych i innych podmiotów publicznych oraz firm prywatnych. Wspiera wiele jednostek w prowadzeniu ich archiwów zakładowych i składnic akt.

Współpracowała m.in. z: Polską Akademią Nauk, Ośrodkiem Studiów Wschodnich im. Marka Karpia, Fundacją BGK, Krajową Radą Radiofonii i Telewizji, Krajowym Instytutem Polityki Przestrzennej i Mieszkalnictwa, Naczelną i Okręgową Radą Adwokacką w Warszawie, instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz, Centralnym Ośrodkiem Badań Jakości w Diagnostyce Mikrobiologicznej, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Sportu, Ministerstwem Edukacji Narodowej, Generalną i Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, WFOŚiGW, Lasami Państwowymi, Polską Grupą Energetyczną, Polskimi Sieciami Elektroenergetycznymi, Polskim LNG, Przemysłowym Instytutem Automatyki i Pomiarów, Głównym Urzędem Miar, sądami, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, urzędami miast i gmin, starostwami powiatowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, ośrodkami naukowo badawczymi.

Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

 Program szkolenia:

I. Instrukcja kancelaryjna – zakres przedmiotowy
a) Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
b) Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
c) Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
d) Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
e) Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
f) Formy załatwiania spraw
g) Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
h) Zasady podpisywania pism
i) Ustalenia dotyczące wysyłania pism
j) Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
k) Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
l) Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
m) Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.

II. Archiwizowanie dokumentacji aktowej – etapy prac archiwizacyjnych:
a) Studia wstępne;
b) Rozpoznanie przynależności zespołowej;
c) Segregacja i systematyzacja;
d) weryfikacja kategorii archiwalnych,
e) brakowanie przeterminowanej dokumentacji archiwalnej,
f) archiwizowanie materiałów archiwalnych,
g) archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej,
h) uzupełnienie opisów dokumentacji pozostającej w archiwum zakładowym,
i) wydzielenie materiałów archiwalnych,
j) nadawanie układu dokumentacji w zespole,
k) inwentaryzacja,
l) znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej),
m) opracowanie krótkiego rysu historycznego jednostki organizacyjnej.

Ćwiczenia:
a) Wypełnianie spisu spraw;
b) Opisywanie teczek aktowych;
c) Uzupełnianie opisów;
d) Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych (w tym dokumentacji technicznej, informatycznych nośników danych);
e) Prowadzenie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
f) Wypełnianie karty udostępnienia akt/rejestru udostępnień;
g) Sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;
h) Przygotowanie protokołu zaginięcia/uszkodzenia/zniszczenia akt;
i) Przygotowanie protokołu wycofania dokumentacji ze stanu archiwum;
j) Sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej;
k) Sporządzanie spisu materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego;
l) Sprawozdanie z działalności archiwum.