Informacje organizacyjne:
- Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
- Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail
- Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze

Informacje o prowadzącej szkolenie: ekspertka samorządowa, zastępca burmistrza Wyszkowa 2014-2024, doktor nauk społecznych specjalizująca się w samorządności, doradczyni samorządowa i polityczna, autorka publikacji z zakresu samorządności. Trenerka umiejętności społecznych, specjalistka PR i marki osobistej mentorka i mediatorka Była dziennikarka, wieloletnia rzeczniczka prasowa.

Szkolenie przygotowuje pracowników samorządowych do zaplanowania, zakomunikowania i przeprowadzenia konsultacji społecznych. Szczególny nacisk zostanie położony na praktyczne narzędzia angażowania mieszkańców oraz prowadzenie konsultacji dotyczących trudnych i konfliktowych spraw.

PROGRAM SZKOLENIA
1. Konsultacje społeczne – po co i dla kogo?
• konsultacje jako narzędzie dialogu, a nie jedynie formalny obowiązek;
• cele konsultacji i określenie realnego zakresu wpływu mieszkańców;
• konsultacje, informowanie, badanie opinii i współdecydowanie – najważniejsze różnice;
• najczęstsze błędy, które prowadzą do rozczarowania i utraty zaufania;
• jak jasno powiedzieć mieszkańcom, co podlega konsultacjom, a co zostało już przesądzone.

2. Planowanie procesu konsultacyjnego
• diagnoza problemu i otoczenia społecznego;
• identyfikacja interesariuszy: mieszkańcy, organizacje, przedsiębiorcy, grupy nieformalne i lokalni liderzy;
• rozpoznanie grup szczególnie zainteresowanych, pomijanych lub przeciwnych zmianie;
• wybór terminu, miejsca, harmonogramu i odpowiedzialnego zespołu;
• określenie ryzyk oraz możliwych źródeł konfliktu;
• przygotowanie prostego planu konsultacji.
Ćwiczenie: opracowanie mapy interesariuszy i planu konsultacji wybranego przedsięwzięcia.

3. Dobór metod konsultacji
• spotkania otwarte, warsztaty, ankiety, wywiady, spacery badawcze i punkty konsultacyjne;
• konsultacje internetowe i formy hybrydowe;
• jak dobrać metodę do tematu, skali projektu i grupy mieszkańców;
• sposoby docierania do osób, które zwykle nie uczestniczą w konsultacjach;
• jak zadawać pytania, aby uzyskać wartościowe odpowiedzi;
• kiedy jedno spotkanie nie wystarczy.

4. Komunikacja przed konsultacjami i w ich trakcie
• tworzenie prostego i zrozumiałego komunikatu;
• jak wyjaśniać skomplikowane decyzje bez urzędniczego języka;
• komunikowanie celu, zasad i granic konsultacji;
• dobór kanałów komunikacji do różnych grup mieszkańców;
• współpraca z mediami lokalnymi i komunikacja w mediach społecznościowych;
• reagowanie na plotki, dezinformację i emocjonalne komentarze;
• jak nie obiecać mieszkańcom więcej, niż samorząd może zrealizować.
Ćwiczenie: przygotowanie zaproszenia i głównego komunikatu dotyczącego konsultacji.

5. Prowadzenie spotkania konsultacyjnego
• rola prowadzącego i podział zadań w zespole;
• ustalenie zasad rozmowy;
• otwarcie spotkania i przedstawienie tematu;
• aktywne słuchanie, parafraza i zadawanie pytań;
• dbanie o równy udział uczestników;
• reagowanie na długie wypowiedzi, przerywanie i próby zdominowania dyskusji;
• dokumentowanie uwag, wniosków i rozbieżności;
• zamknięcie spotkania oraz przedstawienie dalszych kroków.
Symulacja: fragment spotkania konsultacyjnego z udziałem mieszkańców.

6. Konsultacje trudne i konfliktowe
• jak rozpoznać konflikt, zanim dojdzie do otwartej eskalacji;
• odróżnianie stanowisk od rzeczywistych potrzeb i obaw mieszkańców;
• praca z gniewem, lękiem, poczuciem krzywdy i brakiem zaufania;
• reagowanie na zarzuty, ataki osobiste i agresywny sposób wypowiedzi;
• prowadzenie rozmowy z grupą zdecydowanie przeciwną inwestycji lub zmianie;
• jak rozmawiać, gdy część decyzji została już podjęta;
• neutralność prowadzącego i znaczenie bezstronnej moderacji;
• sytuacje, w których warto skorzystać z mediatora lub zewnętrznego moderatora;
• zasady bezpieczeństwa podczas spotkań o wysokim poziomie napięcia.
Ćwiczenie: praca z przypadkiem konfliktu dotyczącego np. zamknięcia szkoły, lokalizacji inwestycji, podwyżki opłat lub zmiany organizacji ruchu.

7. Podsumowanie konsultacji i informacja zwrotna
• opracowanie i porządkowanie zgłoszonych uwag;
• przygotowanie czytelnego raportu;
• wyjaśnianie, które postulaty zostały uwzględnione, a które odrzucone;
• komunikowanie decyzji, która nie spełnia oczekiwań części mieszkańców;
• ocena skuteczności procesu;
• odbudowanie relacji po trudnych konsultacjach;
• najważniejsze standardy wiarygodnego dialogu z mieszkańcami.

Efekty szkolenia
Po szkoleniu uczestnicy będą potrafili:
• zaplanować cały proces konsultacji społecznych;
• rozpoznać interesariuszy i potencjalne źródła konfliktu;
• dobrać metody konsultacji do tematu i grup uczestników;
• przygotować jasną komunikację skierowaną do mieszkańców;
• poprowadzić otwarte spotkanie konsultacyjne;
• reagować na silne emocje, sprzeciw i próby zakłócania rozmowy;
• podsumować wyniki i przekazać mieszkańcom rzetelną informację zwrotną.