Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom praktycznej wiedzy na temat stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w jednostkach samorządu terytorialnego. Uczestnicy poznają aktualne przepisy prawa, zasady klasyfikowania i oznaczania dokumentacji, a także sposoby organizacji obiegu dokumentów zgodnie z obowiązującymi standardami. Szkolenie ma również na celu wyjaśnienie najczęstszych problemów interpretacyjnych oraz przygotowanie pracowników do skutecznego i zgodnego z przepisami prowadzenia dokumentacji kancelaryjno-archiwalnej.

PROWADZĄCY:
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

PROGRAM:
I. Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Przepisy wykonawcze do Ustawy
3) Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4) Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy

II. Dokumentacja i jej rodzaje
1) Definicja dokumentu
2) Podstawowe obowiązki aktotwórców
3) Rodzaje dokumentacji

III. Instrukcja kancelaryjna i obieg dokumentów
1) System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
2) Rejestracja przesyłek i ich rodzaje
3) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i stosowanie
4) Klasyfikacja rzeczowa i zasady prowadzenia dokumentacji w oparciu o JRWA
a) teczka rzeczowa,
b) podteczka,
c) teczka podmiotu,
d) teczka zbiorcza
5) Rejestracja spraw – spis spraw, znak sprawy, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
6) Kwalifikacja archiwalna dokumentów

IV. Archiwizacja dokumentów
1) Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2) Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
b) opisanie jednostek archiwalnych
c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
3) Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)

PLATFORMA SZKOLENIOWA:
- zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
- uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
- platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.