Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) to system teleinformatyczny, w którym publikowane są informacje o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych lub na ich rzecz. Od 1 lipca 2026 r. kierownicy tych jednostek mają obowiązek udostępniania i aktualizowania danych o umowach spełniających kryteria określone w ustawie o finansach publicznych i ustawie Prawo zamówień publicznych, przy czym nie ma progu kwotowego - obowiązek dotyczy wszystkich odpłatnych umów od 0,01 zł wzwyż
Szkolenie koncentruje się na realnych problemach, które pojawiły się w jednostkach po uruchomieniu CRU: błędach kwalifikacji umów, nieprawidłowościach w danych, trudnościach organizacyjnych, dylematach RODO oraz kwestiach technicznych związanych z pracą w systemie. Uczestnicy otrzymają praktyczne wskazówki, jak uporządkować proces publikacji, ograniczyć ryzyka naruszeń prawa oraz wykorzystać CRU jako narzędzie jawności i kontroli zarządczej, zamiast postrzegać go wyłącznie jako dodatkowy obowiązek.

INFORMACJE O PROWADZĄCYM SZKOLENIE:

Trener z międzynarodową akredytacją BTI, specjalista w zakresie rachunkowości budżetowej jednostek sektora finansów publicznych, od lat współpracujący z jednostkami samorządu terytorialnego, praktyk kontroli. Na co dzień wspiera samorządowe jednostki budżetowe w dostosowywaniu polityki rachunkowości, procedur wewnętrznych i sprawozdawczości do zmieniających się przepisów, prowadząc szkolenia i konsultacje praktyczne. Autor i współautor licznych publikacji m.in. dla Wydawnictwa C.H. Beck, INFOR Ekspert, INFOR.PL

ADRESACI SZKOLENIA:

- kierownicy jednostek sektora finansów publicznych ;
- główni księgowi oraz pracownicy działów finansowo‑księgowych;
- pracownicy działów zamówień publicznych i komórek merytorycznych odpowiedzialnych za zawieranie umów;
- osoby prowadzące wewnętrzne rejestry umów oraz opiekunowie kont w systemie CRU JSFP;
- inspektorzy ochrony danych (IOD) oraz osoby zajmujące się kontrolą wewnętrzną i audytem.

ZAKŁADANE REZULTATY:

Po szkoleniu uczestnik będzie rozumiał, które umowy faktycznie podlegają ujawnieniu w CRU, z uwzględnieniem definicji „zamówienia” z PZP, odpłatności i formy zawarcia umowy; potrafił wychwycić najczęstsze błędy w danych (przedmiot, strony, wartość, status) oraz wdrożyć proste standardy ich poprawiania; znał praktyczne sposoby pogodzenia jawności umów z wymogami RODO i ochroną szczególnych kategorii danych; umiał zaprojektować w jednostce przejrzysty podział ról i odpowiedzialności za kwalifikację, wprowadzanie i aktualizację danych; potrafił wykorzystać funkcjonalności systemu CRU JSFP (role, uprawnienia, wyszukiwanie) oraz komunikować problemy do wsparcia MF w sposób skuteczny.

Jakie problemy rozwiązuje
Szkolenie odpowiada na kluczowe problemy, które ujawniły się po kilku miesiącach funkcjonowania CRU, m.in.:
- brak pewności, które umowy w ogóle powinny trafić do rejestru (np. umowy między jednostkami, porozumienia, drobne zlecenia, umowy „na rzecz” jednostki, projekty grantowe);
- chaotyczna organizacja procesu: rozproszenie odpowiedzialności między komórkami, brak jasnej procedury, wpisy „na ostatnią chwilę”;
- rozbieżności między danymi w CRU, rejestrami wewnętrznymi i systemem finansowo‑księgowym (inne wartości, inne daty, inne opisy przedmiotu);
- ryzyka związane z ujawnianiem danych osobowych i wrażliwych informacji (np. w umowach z osobami fizycznymi, przy usługach medycznych, psychologicznych, stypendiach, świadczeniach);
- problemy techniczne w systemie (zakładanie kont, role, logowanie przez Węzeł Krajowy, wygaśnięcia sesji, integracja z oprogramowaniem jednostki) oraz brak wiedzy, jak komunikować je z Ministerstwem Finansów;
- obawa przed wykorzystaniem CRU przez organy kontroli, organy stanowiące oraz obywateli w sposób wyrywany z kontekstu.

W praktyce szkolenie pomaga przejść od pytania „jak wypełnić obowiązek, żeby mieć święty spokój?” do pytania właściwego, czyli „jak zorganizować publikację umów w CRU tak, by była jednocześnie legalna, rzetelna i przydatna dla kierownictwa oraz obywateli?”.

Wyróżniki szkolenia
- Program łączy omówienie aktualnych wymogów prawnych dotyczących CRU z warsztatowym podejściem do realnych błędów i dylematów z jednostek sektora finansów publicznych.
- aktualność względem stanu prawnego obowiązującego od 1 lipca 2026 r. (ustawa o finansach publicznych, rozporządzenie MF w sprawie CRU JSFP oraz komunikaty Ministerstwa Finansów);
- ujęcie praktyczne dla zamówień publicznych, finansów, administracji, IOD i kontroli wewnętrznej – pokazujące konsekwencje błędów nie tylko „na zewnątrz” (jawność), ale też „do wewnątrz” (kontrola zarządcza, audyt, odpowiedzialność);
- nacisk na prewencję, standaryzację i prostotę rozwiązań – jak zbudować w jednostce powtarzalny proces zamiast „akcji na hasło CRU”;
- gotowe narzędzia wdrożeniowe dla uczestników: FAQ, checklista przeglądu CRU, katalog najczęstszych błędów i „czerwonych flag” w danych oraz przykładowe zapisy do procedury wewnętrznej;

PROGRAM SZKOLENIA:

1. CRU JSFP po starcie - gdzie jesteśmy po wdrożeniu
- przypomnienie podstaw prawnych: art. 34a ufp, definicja zamówienia z PZP, brak progu kwotowego, zasada „od 1 lipca 2026 r. tylko nowe umowy”;
- przegląd tego, co już widać w CRU „z zewnątrz”: przykłady dobrych i złych opisów przedmiotu, nieprecyzyjnych danych, braków w aktualizacji statusu;
- krótkie podsumowanie najważniejszych komunikatów MF dla jednostek (zakładanie kont, wsparcie techniczne, adresy kontaktowe).

2. Kwalifikacja umów do CRU – najczęstsze błędy
- przypomnienie warunków objęcia umowy obowiązkiem publikacji: odpłatność, status zamówienia w rozumieniu PZP, forma pisemna / dokumentowa / elektroniczna lub szczególna;
- umowy „graniczne”: drobne zlecenia, zakupy licencji, umowy pomiędzy jednostkami, porozumienia, umowy w projektach grantowych, kiedy są zamówieniem, a kiedy nie;
- praktyczne „drzewko decyzyjne”: pytania, które należy sobie zadać, zanim uznamy, że umowa podlega publikacji;
- omówienie typowych błędów w kwalifikacji: ujawnianie umów, które nie spełniają przesłanek oraz pomijanie umów, które powinny być w CRU.

3. Umowy, które „uciekają” z rejestru oraz zmiany umów
- umowy zawierane na rzecz jednostki (np. przez organ prowadzący, centralne zakupy, jednostkę nadrzędną) - jak ustalić, kto odpowiada za ujawnienie informacji w CRU;
- umowy dotyczące jednostek podległych i nadzorowanych, filii, szkół, instytucji kultury, ośrodków pomocy społecznej - powiązanie z planem finansowym i budżetem jednostki;
- zasady ujawniania zmian umowy: kiedy aktualizacja danych jest obowiązkowa, jak wpisywać zmianę wartości, przedłużenie okresu obowiązywania, rozwiązanie umowy;
- problem aneksów do umów sprzed 1 lipca 2026 r. – dlaczego same aneksy nie rodzą obowiązku ujawniania, ale wpływają na spójność danych finansowych i planów jednostki.

4. Dane ujawniane w CRU - typowe błędy i dobre praktyki (w tym RODO)
- numer umowy: spójność z rejestrami wewnętrznymi i systemem FK, radzenie sobie z umowami bez numeru wewnętrznego;
- strony umowy: prawidłowe nazwy, identyfikatory (NIP/REGON), specyfika umów z osobami fizycznymi - jak uniknąć ujawniania zbędnych danych osobowych;
- przedmiot umowy: jak pisać konkretnie (robota budowlana/dostawa/usługa), a jednocześnie nie ujawniać informacji wrażliwych; przykłady opisów do poprawy i przykładów wzorcowych;
- wartość i finansowanie: brutto vs netto, waluty, umowy wieloletni;
- status umowy i aktualizacje: wpisanie zakończenia, rozwiązania, unieważnienia, zmian wartości w ustawowym terminie;
- RODO w CRU: jakie dane osobowe są ujawniane z mocy prawa, a jakie mogą być ograniczone.

5. Organizacja pracy i odpowiedzialność w jednostce
- zasada „dwóch par oczu” – rozdzielenie kwalifikacji merytorycznej od technicznego wpisu do systemu, aby zmniejszyć ryzyko błędów;
- rola kierownika jednostki: zatwierdzanie procedury, nadzór nad przestrzeganiem obowiązków, powiązanie CRU z kontrolą zarządczą;
- błędy w procedurach „obsługi CRU”

6. Kontrola, odpowiedzialność i wykorzystanie CRU w nadzorze
- jak CRU może zostać wykorzystany przez organy kontroli (RIO, NIK), organy stanowiące (rada gminy, sejmik) oraz obywateli
- powiązanie CRU z audytem wewnętrznym: przykładowe testy zgodności (próby losowe umów, porównanie CRU z FK, analiza opisów przedmiotu);
- możliwe podstawy odpowiedzialności za brak publikacji, opóźnienia i błędne dane - odpowiedzialność kierownika jednostki, odpowiedzialność pracowników na gruncie przepisów o finansach publicznych;
- jak ująć CRU w rocznym planie kontroli i audytu: przeglądy tematyczne, działania naprawcze, monitorowanie postępów.

7. Warsztat praktyczny i narzędzia wdrożeniowe
- mini‑ćwiczenia „czy ta umowa podlega CRU?” i „czy ten wpis jest poprawny?” – praca na przykładach umów z różnych typów jednostek;
- wspólne tworzenie katalogu „czerwonych flag” – sygnałów ostrzegawczych w danych (np. zbyt ogólny przedmiot, brak źródła finansowania, nieaktualny status);
- prezentacja i omówienie checklisty przeglądu CRU (miesięcznej/kwartalnej) oraz przykładowej matrycy odpowiedzialności;

Informacje organizacyjne:

- Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
- Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju,
- Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie.