Cel szkolenia:

Awaria wody, podtopienie, pożar czy długotrwała przerwa w dostawie prądu mogą w krótkim czasie zmienić codzienne życie mieszkańców. Gmina musi być również przygotowana do komunikowania zagrożeń związanych z sytuacją bezpieczeństwa za polską granicą. W każdym z tych przypadków ludzie potrzebują informacji, którym mogą zaufać, oraz jasnych wskazówek, co powinni zrobić.
Spokojna, regularna i dobrze zorganizowana komunikacja pomaga chronić mieszkańców. Ogranicza niepewność, ułatwia współpracę ze służbami i wzmacnia odporność lokalnej wspólnoty na kolejne kryzysy.

Założenia szkolenia
Szkolenie ma formę praktycznego warsztatu opartego na sytuacjach, z którymi może zetknąć się gmina. Uczestnicy przygotowują komunikaty, planują ich publikację i ćwiczą podejmowanie decyzji przy niepełnych informacjach oraz pod presją czasu.
Szczególną uwagę poświęcamy odporności na kryzysy: przygotowaniu procedur i kanałów kontaktu wcześniej, budowaniu zaufania mieszkańców oraz utrzymaniu sprawnego przepływu informacji nawet wtedy, gdy sytuacja trwa wiele dni lub zakłócone są zwykłe sposoby komunikacji.

Adresaci:
Wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast i ich zastępcy, sekretarze, rzecznicy prasowi, pracownicy odpowiedzialni za komunikację i zarządzanie kryzysowe, kierownicy jednostek organizacyjnych oraz osoby mające bezpośredni kontakt z mieszkańcami.

Formuła: stacjonarnie lub on-line, szkolenia otwarte i zamknięte 

Wykładowca:
ekspertka samorządowa, dyrektor Biura Związku Gmin Wiejskich RP, zastępca burmistrza Wyszkowa 2014-2024, doktor nauk społecznych specjalizująca się w samorządności, specjalistka PR i marki osobistej, doradczyni samorządowa i polityczna, mentorka, trenerka umiejętności społecznych, mediatorka. Absolwentka SLP.

PROGRAM:

1. Kryzys zaczyna się przed pierwszym komunikatem
o Jak przygotować gminę do informowania mieszkańców, zanim wystąpi zagrożenie?
o Mapa zagrożeń, odbiorców, kanałów komunikacji i osób odpowiedzialnych.
o Budowanie zaufania do oficjalnych źródeł informacji w zwykłym czasie.
2. Jeden obraz sytuacji, jasny podział ról
o Obieg informacji między kierownictwem urzędu, jednostkami gminnymi, służbami i innymi właściwymi instytucjami.
o Weryfikowanie informacji oraz uzgadnianie zaleceń dla mieszkańców.
o Kto zatwierdza komunikat, kto go publikuje i kto odpowiada na pytania?
3. Pierwszy komunikat: co mieszkańcy muszą wiedzieć teraz?
o Co się wydarzyło, kogo dotyczy zagrożenie i co należy zrobić.
o Jak oddzielić potwierdzone fakty od kwestii, które są jeszcze sprawdzane.
o Jak zapowiedzieć kolejną aktualizację, nie obiecując więcej, niż urząd może zapewnić.
4. Jak informować bez wzbudzania paniki
o Prosty język, spokojny ton i konkretne instrukcje.
o Jak nie bagatelizować zagrożenia ani go nie wyolbrzymiać.
o Jak reagować na emocje mieszkańców, plotki i niepotwierdzone wiadomości.
5. Komunikacja zarządzana w czasie
o Plan pierwszych godzin oraz kolejnych dni kryzysu.
o Regularne aktualizacje, również wtedy, gdy nie ma jeszcze nowych rozstrzygnięć.
o Zmiana zaleceń, prostowanie błędów i jasne odwołanie wcześniejszych komunikatów.
o Jak utrzymać spójność informacji publikowanych różnymi kanałami.
6. Gdy zwykłe kanały nie wystarczają
o Jak dotrzeć do osób starszych, osób z niepełnosprawnościami i mieszkańców bez dostępu do internetu.
o Komunikacja przy zakłóceniach prądu, telefonii lub internetu.
o Współpraca z sołtysami, szkołami, placówkami opieki i lokalnymi organizacjami.
7. Zagrożenia związane z wojną za granicą
o Jak komunikować lokalne skutki sytuacji bezpieczeństwa: napływ osób potrzebujących pomocy, zakłócenia usług czy podwyższoną gotowość służb.
o Jak przekazywać mieszkańcom oficjalne ostrzeżenia i zalecenia bez tworzenia własnych, niepotwierdzonych scenariuszy zagrożenia.
o Jak reagować na dezinformację, fałszywe alarmy i treści wywołujące strach.
o Jak mówić o przygotowaniu i bezpiecznych zachowaniach aby wzmacniać sprawczość mieszkańców, a nie poczucie bezradności.
8. Ćwiczenie: kryzys rozwija się w czasie
o Uczestnicy pracują na scenariuszu, w którym pojawiają się nowe informacje, pytania mieszkańców i sprzeczne doniesienia.
o Przygotowują pierwszy komunikat, kolejne aktualizacje oraz krótką wypowiedź dla mediów.
o Po ćwiczeniu tworzą roboczy schemat komunikacji kryzysowej do wykorzystania we własnej gminie.

Efekt szkolenia: uczestnicy wiedzą, jak przygotować gminę do komunikowania zagrożeń i jak prowadzić mieszkańców przez zmieniającą się sytuację — od pierwszej informacji po zakończenie kryzysu.

Informacje organizacyjne:
-    zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
-    uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
-    platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.