Awaria wody, podtopienie, pożar czy długotrwała przerwa w dostawie prądu mogą w krótkim czasie zmienić codzienne życie mieszkańców. Gmina musi być również przygotowana do komunikowania zagrożeń związanych z sytuacją bezpieczeństwa za polską granicą. W każdym z tych przypadków ludzie potrzebują informacji, którym mogą zaufać, oraz jasnych wskazówek, co powinni zrobić.
Spokojna, regularna i dobrze zorganizowana komunikacja pomaga chronić mieszkańców. Ogranicza niepewność, ułatwia współpracę ze służbami i wzmacnia odporność lokalnej wspólnoty na kolejne kryzysy.

INFORMACJE O PROWADZĄCYM SZKOLENIE:

- doktor nauk społecznych, dziennikarz, trenerka umiejętności społecznych, mediator społeczny, wykładowca akademicki, zastępczyni burmistrza Wyszkowa.
- prowadzi szkolenia i seminaria z zakresu przywództwa, komunikacji, marki osobistej, zarządzania ludźmi i zespołami.

ADRESACI:

Wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast i ich zastępcy, sekretarze, rzecznicy prasowi, pracownicy odpowiedzialni za komunikację i zarządzanie kryzysowe, kierownicy jednostek organizacyjnych oraz osoby mające bezpośredni kontakt z mieszkańcami.

CEL SZKOLENIA:

Uczestnicy wiedzą, jak przygotować gminę do komunikowania zagrożeń i jak prowadzić mieszkańców przez zmieniającą się sytuację — od pierwszej informacji po zakończenie kryzysu.

PROGRAM SZKOLENIA

1. Kryzys zaczyna się przed pierwszym komunikatem
- Jak przygotować gminę do informowania mieszkańców, zanim wystąpi zagrożenie?
- Mapa zagrożeń, odbiorców, kanałów komunikacji i osób odpowiedzialnych.
- Budowanie zaufania do oficjalnych źródeł informacji w zwykłym czasie.

2. Jeden obraz sytuacji, jasny podział ról
- Obieg informacji między kierownictwem urzędu, jednostkami gminnymi, służbami i innymi właściwymi instytucjami.
- Weryfikowanie informacji oraz uzgadnianie zaleceń dla mieszkańców.
- Kto zatwierdza komunikat, kto go publikuje i kto odpowiada na pytania?

3. Pierwszy komunikat: co mieszkańcy muszą wiedzieć teraz?
- Co się wydarzyło, kogo dotyczy zagrożenie i co należy zrobić.
- Jak oddzielić potwierdzone fakty od kwestii, które są jeszcze sprawdzane.
- Jak zapowiedzieć kolejną aktualizację, nie obiecując więcej, niż urząd może zapewnić.

4. Jak informować bez wzbudzania paniki
- Prosty język, spokojny ton i konkretne instrukcje.
- Jak nie bagatelizować zagrożenia ani go nie wyolbrzymiać.
- Jak reagować na emocje mieszkańców, plotki i niepotwierdzone wiadomości.

5. Komunikacja zarządzana w czasie
- Plan pierwszych godzin oraz kolejnych dni kryzysu.
- Regularne aktualizacje, również wtedy, gdy nie ma jeszcze nowych rozstrzygnięć.
- Zmiana zaleceń, prostowanie błędów i jasne odwołanie wcześniejszych komunikatów.
- Jak utrzymać spójność informacji publikowanych różnymi kanałami.

6. Gdy zwykłe kanały nie wystarczają
- Jak dotrzeć do osób starszych, osób z niepełnosprawnościami i mieszkańców bez dostępu do internetu.
- Komunikacja przy zakłóceniach prądu, telefonii lub internetu.
- Współpraca z sołtysami, szkołami, placówkami opieki i lokalnymi organizacjami.

7. Zagrożenia związane z wojną za granicą
- Jak komunikować lokalne skutki sytuacji bezpieczeństwa: napływ osób potrzebujących pomocy, zakłócenia usług czy podwyższoną gotowość służb.
- Jak przekazywać mieszkańcom oficjalne ostrzeżenia i zalecenia bez tworzenia własnych, niepotwierdzonych scenariuszy zagrożenia.
- Jak reagować na dezinformację, fałszywe alarmy i treści wywołujące strach.
- Jak mówić o przygotowaniu i bezpiecznych zachowaniach aby wzmacniać sprawczość mieszkańców, a nie poczucie bezradności.

8. Ćwiczenie: kryzys rozwija się w czasie
- Uczestnicy pracują na scenariuszu, w którym pojawiają się nowe informacje, pytania mieszkańców i sprzeczne doniesienia.
- Przygotowują pierwszy komunikat, kolejne aktualizacje oraz krótką wypowiedź dla mediów.
- Po ćwiczeniu tworzą roboczy schemat komunikacji kryzysowej do wykorzystania we własnej gminie.

Informacje organizacyjne:

- Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
- Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju,
- Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie.