Termin szkolenia: 18 - 20 lutego 2025 r. godz. 9.00 – 14.00

• Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania,
• Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail,
• Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie.

Adresaci:
- przedstawiciele podmiotów publicznych i prywatnych;
- obecni i przyszli archiwiści zakładowi;
- referenci spraw;
- osoby oddelegowane do uporządkowania zasobu archiwum zakładowego/składnicy akt;
- osoby, które przejęły prowadzenie archiwum/składnicy po innym pracowniku;
- kierownicy podmiotów chcący uporządkować zgromadzoną i narastającą dokumentację;
- osoby chcące zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę z zakresu porządkowania dokumentacji;
- pracownicy firm prywatnych, zajmujących się archiwizacją dokumentów;
- wszystkie osoby zainteresowane tematyką szkolenia, chcące podnieść kwalifikacje lub planują-ce przebranżowienie się.

Nabyte umiejętności:

- zgodne z przepisami zarządzanie dokumentacją;
- poprawne prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego;
- rozumienie znaczenia i zasad właściwego dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
- właściwe zakładanie, rejestrowanie, znakowanie spraw i ich dokumentowanie, opisywanie teczek, przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt.
- samodzielne opracowanie zasobu archiwalnego;
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
- zgodne z przepisami brakowanie dokumentacji;
- poznanie zasad przeprowadzania kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i pozostałą dokumentacją;
- poznanie obowiązków twórców materiałów archiwalnych i podmiotów, które wytwarzają dokumentację o czasowej wartości;
- tworzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt, odpowiadającego potrzebom podmiotu;
- Dodatkową wartością jest wymiana doświadczeń z przedstawicielami innych jednostek.

Program szkolenia:

I Podstawy prawne postępowania z dokumentacją
a)Ważniejsze regulacje polskiego prawa archiwalnego
b)Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego
c) Obowiązki aktotwórców (w tym wynikające z przepisów resortowych);
d) Sankcje prawno-karne

II Podział współczesnej dokumentacji
a)Podział dokumentacji współczesnej pod względem formy zapisu
b)Podział dokumentacji w zależności od jej przeznaczenia
c)Akta typowe i specyficzne
d)Dokumenty elektroniczne
e)Podział dokumentacji w zależności od stopnia jej dostępności
f)Podział dokumentacji w zależności od jej znaczenia
g)Dokumentacja źródłowa i opracowanie końcowe

III Kwalifikacja archiwalna współczesnej dokumentacji
a) Kryteria kwalifikacji archiwalnej
b) Podział dokumentacji na kategorie archiwalne, sposoby oznaczania
c) Okresy przechowywania najważniejszych rodzajów dokumentacji.
d) Jak liczyć okresy przechowywania? - najczęstsze „pułapki”
e) Wytyczne CKAOD i kryteria wartościowania niektórych rodzajów dokumentacji;

IV Czynności kancelaryjne
a)Systemy kancelaryjne: PODSTAWOWE RÓŻNICE
b) system kancelaryjny a podstawowy sposób dokumentowania;
c) wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania rozstrzygania spraw
e) czego nie znajdziemy w regulacjach?
f) składy chronologiczne, składy informatycznych nośników danych – podstawowe zasady;
g) Obieg dokumentacji, typowe punkty zatrzymania
h)Dokumentacja tworząca i nietworząca akt sprawy
i)Obowiązki referentów, w tym rejestrowanie, znakowanie spraw;
j) formy prowadzenie teczek aktowych
k) elektroniczne zarządzania dokumentacją.

V Archiwum zakładowe/składnica akt – organizacja i zadania
a)Archiwum zakładowe a składnica akt – różnice
b)Personel archiwum zakładowego – kwalifikacje i zakres obowiązków
c) Lokal archiwum zakładowego
d)Zadania archiwum zakładowego i składnicy akt
e)Ewidencja archiwum zakładowego – jak to usprawnić?
f)Profilaktyka i konserwacja akt w archiwum zakładowym
g)Konserwacja dokumentacji

VI Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
a)Inicjowanie brakowania (typowanie dokumentacji);
b) opiniowanie spisów
c) Procedura brakowania – zasady sporządzania wniosku i spisu/spisów;
d)Odpowiedzialność kierownika podmiotu;
e) Zmiana kwalifikacji archiwalnej, wyłączanie dokumentacji z procedury brakowania;
e)Przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia – niszczyć samodzielnie czy za po-średnictwem specjalistycznych firm?
f) aktualizowanie ewidencji.

VII Warsztaty
Case study, wypełnianie formularzy, zadania

VIII Dyskusja

IX Egzamin wewnętrzny (odbywa się pisemnie, ostatniego dnia kursu)