- zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
- uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
- platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.

PROWADZĄCY:
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

CELE:
Szkolenie ma na celu naświetlić zagadnienia związane z ochroną danych osobowych w procesie obiegu i archiwizacji dokumentów w jednostce, zarówno w jej komórkach organizacyjnych jak i w archiwum zakładowym.

ADRESACI:
- kierownicy komórek organizacyjnych,
- pracownicy prowadzący akta spraw i przekazujący dokumentację do archiwum,
- archiwiści.

PROGRAM:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów
a) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
b) rozporządzenia wykonawcze do ustawy
2) Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
a) krajowe (UODO)
b) unijne (RODO)
II. Obieg dokumentacji w podmiocie
1) Dokument papierowy a dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) System kancelaryjny
4) Klasyfikacja dokumentacji
III. Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji
1) Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) a Inspektor Ochrony Danych
2) Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
3) Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
4) Uprawnienia i obowiązki prowadzących akta spraw w kontekście ochrony danych osobowych
IV. Archiwizacja dokumentów
1) Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2) Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
b) opisanie jednostek archiwalnych
c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
3) Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
4) Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
V. Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych
1) Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2) Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
3) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
4) Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
5) Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
6) Prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
7) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
8) Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
9) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
10) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
11) Kontrole w archiwum zakładowym.