Szczegóły organizacyjne:
• Zajęcia prowadzone przez internet, za pomocą specjalnej platformy umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
• Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail
• Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze lub aplikację w smartfonie

INFORMACJE O PROWADZĄCYM SZKOLENIE:
Wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Program:
1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie.

2. Dokument papierowy a dokument elektroniczny
1) naturalne dokumenty elektroniczne;
2) odwzorowania cyfrowe;
3) forma i postać dokumentu;
4) oryginały oraz kopie dokumentów papierowych i dokumentów elektronicznych.

3. System EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie:
1) zasady wdrożenia systemu EZD;
2) system EZD a systemy dziedzinowe;
3) zasady dokumentowana spraw w systemie EZD i w systemie tradycyjnym;
4) wyjątki od systemu EZD.

4. Bezdziennikowy system kancelaryjny a system EZD
1) dokumentacja tworząca akta spraw i nietworząca akta spraw;
2) zasady rejestracji spraw (elementy znaku spraw, zmiana znaku sprawy)

5. Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych
1) tworzenie składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych;
2) zasady zarządzania dokumentacją w składach chronologicznych;
3) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego.

6. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do podmiotu
1) przesyłki papierowe;
2) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną;
3) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych;
4) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP.

7. Dekretacja a rozdzielenie
- dekretacja zastępcza.

8. Kompletowanie akt sprawy w systemie EZD.
1) akta sprawy prowadzonej w EZD
2) tworzenie pism w sprawach elektronicznych;

9. Dekretacja a rozdzielenie
- dekretacja zastępcza.

10. Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa) w EZD.
1) podpisywanie pism podpisem elektronicznym;
2) podpisanie pisma podpisem odręcznym.

11. Zasady korespondencji wewnętrznej w systemie EZD.

12. Zasady wysłania pism w systemie EZD.

13. Postępowanie z dokumentacją w EZD w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych.
14. Archiwizacja w systemie EZD
1) pojęcie archiwum zakładowego w EZD;
2) archiwizacja składu chronologicznego;
3) na czym polega archiwizacja spraw prowadzonych w postaci elektronicznej;
4) różnice w archiwizacji dokumentacji nieelektronicznej i elektronicznej;
5) udostępnianie dokumentacji elektronicznej z archiwum zakładowego w EZD;
6) brakowanie dokumentacji elektronicznej
7) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.