Szkolenie ma na celu naświetlić zagadnienia związane z ochroną danych osobowych w procesie archiwizacji dokumentów i ich przechowywania w archiwum zakładowym/składnicy akt.

PROWADZĄCY: 
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

ADRESACI:
Szkolenie skierowane jest do pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie archiwów zakładowych/składnic akt.

PROGRAM:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1. Przepisy archiwalne
- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- rozporządzenia wykonawcze do ustawy
2. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
- krajowe (UODO)
- unijne (RODO)

II. Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji
1. Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
2. Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
3. Ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt

III. Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych
1. Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień
2. Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
3. Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
4. Ograniczenie prawa do sprostowania
5. Ograniczenie prawa dostępu do danych
6. Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne
7. Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych

IV. Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych
1. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2. Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
3. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
4. Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
5. Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt
6. Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
7. Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
8. Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą
9. Prowadzenie rejestru zawartych umów
10. Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
11. Prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
12. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
13. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
14. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO
15. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

V. Dyskusja

PLATFORMA SZKOLENIOWA:
- zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
- uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
- platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.