Forma szkolenia:
- Zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy webinarowej umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy oraz na rozmowy pomiędzy uczestnikami spotkania
- Zgłoszeni uczestnicy otrzymają na wskazane adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, prosimy o podawanie własnych adresów e-mail
- Platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w komputerze

Informacje o prowadzącym szkolenie:

Absolwentka Archiwistyki na UMCS w Lublinie, ukończyła kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia oraz szkolenia metodyczne i trenerskie.
Z archiwistyką związana od 2008 r. Od 2013 r. tworzy, aktualizuje i wdraża przepisy kancelaryjne
i archiwalne, a także prowadzi warsztaty, konsultacje i prace archiwizacyjne na terenie całego kraju, dzięki czemu szkolenia charakteryzują się wysokim stopniem wiedzy praktycznej.
Pracuje na zlecenie jednostek administracji rządowej i samorządowej, porządkuje zasób archiwalny urzędów centralnych, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych i firm prywatnych. Udziela konsultacji merytorycznych z zakresu organizacji i prowadzenia archiwów zakładowych
i składnic akt, przygotowuje opinie z zakresu zarządzania dokumentacją, prowadzi audyty zarządzania dokumentacją. Wspiera podmioty w opracowaniu zasobu, przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwów państwowych czy realizacji zaleceń pokontrolnych.
Współpracowała lub współpracuje m.in. z Centralną Komisją Egzaminacyjną, Krajową Radą Radców Prawnych, Krajową Radą Radiofonii i Telewizji, Krajowym Instytutem Polityki Przestrzennej
i Mieszkalnictwa, Polskim Instytutem Spraw Międzynarodowych, Naczelną i Okręgową Radą Adwokacką w Warszawie, instytutami PAN, Ośrodkiem Studiów Wschodnich, Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji, Ministerstwem Środowiska, Ministerstwem Sportu, Ministerstwem Edukacji Narodowej, Generalną i Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska, WFOŚiGW, Lasami Państwowymi, Polską Grupą Energetyczną, Polskimi Sieciami Elektroenergetycznymi, Polskim LNG, Przemysłowym Instytutem Automatyki i Pomiarów, Głównym Urzędem Miar, teatrami, instytucjami i ośrodkami kultury, biurami festiwalowymi, placówkami oświatowymi i medycznymi, instytutami Sieci Badawczej Łukasiewicz, a lista ta jest o wiele dłuższa.
Aktywnie współtworzyła normatywy kancelaryjne i archiwalne dla samorządów adwokackiego
i radcowskiego.
Na co dzień zarządza zasobem archiwum zakładowego PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
Specjalizuje się w archiwizacji dokumentów, obiegu i zarządzaniu dokumentacją w jednostce, prowadzeniu archiwów zakładowych i składnic akt oraz tworzeniu i wdrażaniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Adresaci szkolenia:

- przedstawiciele podmiotów publicznych i prywatnych;
- obecni i przyszli archiwiści zakładowi;
- Referenci spraw;
- Osoby oddelegowane do uporządkowania zasobu archiwum zakładowego/składnicy akt;
- Osoby, które przejęły prowadzenie archiwum/składnicy po innym pracowniku;
- Kierownicy podmiotów chcący uporządkować zgromadzoną i narastającą dokumentację;
- Osoby chcące zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę z zakresu porządkowania dokumentacji;
- Pracownicy firm prywatnych zajmujących się archiwizacją dokumentów;
- Wszystkie osoby zainteresowane tematyką szkolenia, chcące podnieść kwalifikacje lub planujące przebranżowienie się.

Cel szkolenia:

- przekazanie Uczestnikom wiedzy z zakresu postępowania z dokumentacją, systemów kancelaryjnych, zasad gromadzenia i obiegu dokumentacji;
- nabycie umiejętności prawidłowego wypełniania obowiązujących formularzy;
- omówienie zasad prawidłowego formułowania tytułów spraw i znakowania dokumentacji;
- zdobycie wiedzy z zakresu porządkowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt;
- przećwiczenie przez Uczestników prawidłowego opisywania teczek, sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych, spisów dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu i wniosków o wydanie zgody na brakowanie;
- przekazanie wiedzy z zakresu sporządzania i prowadzenia pełnej ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt;
- uzyskanie przez Uczestników odpowiedzi na pytania z zakresu porządkowania.

PROGRAM SZKOLENIA:

Część teoretyczna:
1. Instrukcja kancelaryjna – zakres przedmiotowy. Obowiązki pracowników merytorycznych.
2. Znak sprawy – niezbędne elementy. Kiedy znak sprawy może ulec zmianie.
3. Współpraca komórek innych niż merytoryczna w załatwieniu sprawy – jaki nadać znak?
4. Jednolity rzeczowy wykaz akt – czym jest, do czego służy, jak wybrać właściwy symbol i od kiedy liczyć okres przechowywania? Co oznaczają poszczególne symbole?
5. Instrukcje kancelaryjna i archiwalna – obowiązki archiwisty i innych pracowników merytorycznych.
6. Brakowanie dokumentacji – rola i obowiązki pracowników merytorycznych.
7. Wypożyczanie – obowiązki i czynności zabronione.
8. Materiały archiwalne a dokumentacja niearchiwalna – różnice w zasadach ewidencjonowania i porządkowania dokumentacji o wieczystym i czasowym okresie przechowywania.
9. Porządkowanie dokumentów – archiwizowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie.
10. Co z dokumentacją zgromadzoną w komórkach w stanie nieuporządkowanym? Ewidencjonowanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji spraw zakończonych.
11. Etapy prac archiwizacyjnych – omówienie.
12. Sprawy zakończone, ale niezbędne do dalszego użytku – postępowanie.
13. Wycofywanie dokumentacji spraw zakończonych ze stanu archiwum zakładowego w związku z ich wznowieniem.

Cześć praktyczna:
1. Wypełnianie formularzy:
a) spisu spraw,
b) opisu teczki aktowej,
c) spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji aktowej,
d) spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych,
e) karty wypożyczenia,
f) spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
g) spisu materiałów archiwalnych przeznaczonych do AP.
2. Case study - rozwiązywanie zadań praktycznych