Szkolenie ma na celu przygotowanie uczestników do sprawnego i zgodnego z obowiązującymi przepisami korzystania z systemu EZD RP w jednostkach administracji publicznej. Uczestnicy nauczą się rozróżniać dokumentację papierową i elektroniczną oraz dowiedzą się, jak prawidłowo wdrażać system EZD zarówno jako podstawowy, jak i wspomagający sposób prowadzenia spraw. W trakcie zajęć poznają wszystkie etapy obiegu dokumentów – od ich rejestracji, skanowania i opisywania metadanymi, aż po prowadzenie składów chronologicznych i obsługę doręczeń elektronicznych oraz hybrydowych. Szkolenie obejmuje również zagadnienia związane z organizacją i funkcjonowaniem archiwum zakładowego, w tym przejmowaniem, zabezpieczaniem, przechowywaniem i brakowaniem dokumentacji.

TERMINY SZKOLENIA: 4 lipca, 19 grudnia 2025 r. 09:00-14:00

PROWADZĄCY:
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m.in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Zespołem Ognisk Wychowawczych w Warszawie czy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Przez ponad 3 lata kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własna działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również  w archiwizacji dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.

PROGRAM:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
3) Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4) Ustawa o doręczeniach elektronicznych

II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Definicja dokumentu - dokumentacja elektroniczna i papierowa
2) System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
3) Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu w systemie EZD i sposoby ich procedowania

III. EZD jako podstawowy czy wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
1) Pojęcia i ważne terminy.
2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
3) Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych.
a) rejestracja wpływów
b) odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
c) wprowadzanie metadanych.
d) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
e) prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
f) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
g) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
h) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych i kierownika jednostki
3) Zadania prowadzących sprawy – rejestracja i prowadzenia spraw w EZD

V. Doręczenia elektroniczne
1) Usługi doręczenia elektronicznego i hybrydowego
2) Adres do doręczeń elektronicznych i baza adresów
3) Zarządzanie skrzynką doręczeń
4) Operator wyznaczony i jego obowiązki
5) Wymogi techniczne i organizacyjne
6) Integracja z systemem EZD
7) Wyjątki od doręczenia elektronicznego

VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD.
1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt).
3) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
4) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
5) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

PLATFORMA SZKOLENIOWA:
- zajęcia prowadzone on-line, za pomocą specjalnej platformy internetowej, umożliwiającej komunikację pomiędzy wykładowcą a uczestnikami, pozwalającej także na zadawanie pytań wykładowcy w formie chatu,
- uczestnicy przed szkoleniem otrzymają na wskazane w karcie zgłoszeniowej adresy e-mail zaproszenia wraz z linkami do wirtualnego pokoju, w którym będą mogli wziąć udział w szkoleniu,
- platforma szkoleniowa na której odbywają się zajęcia jest dostępna przez przeglądarkę internetową w dowolnym komputerze lub przez aplikację w smartfonie.